Privacybeleid
De CVBA ZONNEWIND, gekend onder de merknaam Zonnewind, Henri Rulstraat 8, 2240 Zandhoven, is een burgercoöperatie. Ze is een burgerinitiatief / samenwerkingsverband van bezorgde burgers en heeft tot doel de CO2 uitstoot terug te dringen en energie te produceren door middel van het plaatsen en beheren van installaties die groene energie opwekken. De middelen die zij hiervoor aanwendt worden hoofdzakelijk opgehaald bij de burgers die woonachtig zijn of een band hebben met het grondgebied waarop Zonnewind CVBA haar activiteiten wil uitoefenen.
Zonnewind CVBA is een erkende coöperatie die werkt volgens de 7 ICA principes.
In dit document wordt het privacy beleid van Zonnewind CVBA geschetst dat van toepassing is op de diensten die worden aangeboden door Zonnewind CVBA en het gebruik van de website.
We bieden de mogelijkheid om gebruik te maken van een contactformulier via de website en/of contact op te nemen via e-mail. Ook bestaat de mogelijkheid om ons te contacteren via onze Facebook- en LinkedInpagina Deze opsomming van mogelijkheden is niet limitatief en eventuele toekomstige nieuwe webtoepassingen vallen dan ook automatisch onder deze privacyverklaring. Deze verklaring echter zal in de mate van het mogelijke ook aangepast worden ter verduidelijking.
Zonnewind CVBA neemt privacy en het beschermen van de persoonsgegevens die ze verzameld zeer ernstig. Via dit document willen we dan ook zo helder als mogelijk informeren over de manier waarop Zonnewind CVBA persoonsgegevens verzamelt en gebruikt.
Zonnewind CVBA stelt als onderneming alles in het werk, en voorziet alle mogelijkheden om te voldoen aan de Belgische en Europese wetgeving rond de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Zonnewind CVBA stelt alles in het werk om als onderneming GDPR-compliant te zijn (te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AGB).
Verwerkingsdoeleinden
Wanneer je onze website bezoekt worden er geen gegevens bijgehouden. We maken geen gebruik van cookies en houden hiervan dus ook geen statistieken bij.
Persoonsgegevens worden voor verscheidene doeleinden verwerkt. We hechten er alle belang aan dat wij enkel gegevens verzamelen en verwerken voor doeleinden die ter zake zijn, dienend zijn, en beperkt zijn tot wat echt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden.
Zonnewind CVBA verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van klanten voor klanten- en orderbeheer, klantenadministratie, opvolgen bestellingen/leveringen, facturatie ten einde een goede werking van de onderneming te kunnen verzekeren.
Zonnewind CVBA verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van leveranciers voor leveranciers- en orderbeheer, leveranciersadministratie, opvolgen van bestellingen/leveringen, facturatie ten einde een goede werking van de onderneming te kunne verzekeren.
Daarnaast verzameld Zonnewind CVBA persoonsgegevens van onze aandeelhouders en inschrijvers op de nieuwsbrief. Deze gegevens hebben we nodig om ons aandeelhoudersregister correct te kunnen opstellen en voor het verzenden van onze nieuwsbrief waarop via de website kan worden ingetekend.
Rechtsgrond voor het verwerken en verzamelen van gegevens
Door het gebruik van onze website, contactgegevens, facebookpagina en diensten kunnen een aantal persoonsgegevens verzameld worden. “Persoonsgegevens” zijn alle informatie over een natuurlijk persoon die kunnen leiden tot de identificatie van een bepaald individu. Deze gegevens worden dus op verschillende manieren ingezameld, zoals daar zijn onder andere:
– Het gebruik maken van onze diensten
– Het solliciteren op een bestaande vacature of een spontane sollicitatie
– Het contact opnemen met Zonnewind CVBA via online contactformulier en/of email
– Het inschrijven op onze nieuwsbrief
– Het gelinkt zijn met onze social media
– Deze lijst is niet limitatief…
Zonnewind CVBA kan gegevens rechtstreeks inzamelen of via derden verkrijgen voor zover je hiertoe toestemming hebt gegeven.
Wanneer het contactformulier op onze website wordt ingevuld, verwerken we de contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres) enkel en alleen met het doel om het bericht te kunnen verwerken.
Wanneer er wordt ingeschreven op onze nieuwsbrief, slaan we jouw email adres op. Dit hebben we nodig om je de nieuwsbrief te kunnen versturen. Je email adres wordt veilig opgeslagen in onze database en bij Mailchimp.
Als je aandeelhouder bent/wordt, worden specifieke gegevens verzamelt waarvan er een deel wettelijk verplicht zijn om ons aandeelhoudersregister te correct te kunnen opstellen. De verzamelde gegevens (Naam, voornaam, geslacht, rijksregisternummer, adres, telefoon, email en bankrekeningnummer). Deze gegevens hebben we nodig om aan onze verplichten ten aanzien van een vennoot/aandeelhouder te kunnen voldoen. Als deze gegevens worden veilig bewaard in onze database.
Als je klant bent bij Zonnewind CVBA, slaan we ook jouw contact- en facturatiegegevens op in onze database.
Voor een optimale uitvoering van uw opdracht voor Zonnewind CVBA, of in de aanloop naar een mogelijke samenwerking, moeten we eveneens een aantal persoonlijke gegevens bijhouden en verwerken. Bij het aanmaken van een contactpersoon in onze database noteren we daarom steeds voornaam, familienaam, GSM en/of telefoon, email adres, taal en geslacht. Ook voorzien we een contact steeds met enkele informatieve tags (bv: voormalige klant, huidige klant, prospect,…), hoedanigheid (bv: partnerbedrijf, freelancer,…).
Deze gegevens zullen gebruikte worden enerzijds voor data opslag in het kader van een efficiënte communicatie, analyse en rapportage en anderzijds in het kader van dataverwerking die past binnen de uitvoering van de opdracht die werd besteed aan Zonnewind CVBA.
Alle gegevens die worden verzameld door Zonnewind CVBA zullen uiteindelijk dienen om de samenwerken vlot te laten verlopen.
Bijkomende gegevens zoals adres, website, bankgegevens kunnen ook vrijwillig meegedeeld worden met het oog op een meer nauwkeurige samenwerking.
Alle gevraagde persoonsgegevens zijn essentieel voor een optimale uitvoering van de opdracht die werd uitbesteed aan Zonnewind CVBA. Indien er zich een probleem zou voordoen, dienen al deze gegevens om de klant snel te kunnen contacteren.
Veiligheid
Zonnewind CVBA en Mailchimp nemen alle redelijke beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen onverwachte vernietiging, accidenteel verlies, moedwillige wijziging of ongeoorloofde toegang.
Mailchimp beveiligt jouw data en maakt deel uit van een gecertificeerd EU-US Privacy Shield Framework en respecteert dus jouw privacy.
Verder wordt er gebruikt gemaakt van onder andere firewalls, antivirussystemen en een intern paswoordbeleid. Het aantal medewerkers dat toegang heeft tot jouw persoonsgegevens is beperkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken voor de klant. De verwerking zal gebeuren met inachtneming van de Wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Privacywet 08/12/1992) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR EU 2016/679).
Overmaken aan derden en bewaartermijnen
Zonnewind CVBA zal in geen enkel geval de verzamelde persoonsgegevens meedelen aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten.
In uitzonderlijke gevallen hebben wij ook de wettelijke verplichting om bepaalde persoonlijke gegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties en/of gerechtelijke instanties (sociaal secretariaat, fiscale verplichtingen, vragen omtrent een politioneel of gerechtelijk onderzoek)
Zonnewind CVBA kan ook een beroep doen op freelancers om een deel van onze diensten aan hen uit te besteden om onze klanten nog beter van dienst te zijn en sneller verder te helpen.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de functie van de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden. De bewaartermijn zal in deze optiek dan ook verschillen en niet voor elke betrokkene dezelfde zijn.
Over welke rechten kan je beschikken?
In overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR) beschik je over specifieke rechten in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Recht op inzage, rectificatie, overdraagbaarheid en beperking van persoonsgegevens
Klanten beschikken over het recht om alle persoonlijke gegevens die we van hen verzamelen in te kijken (inzage).
Eventuele onjuistheden of onvolledigheden kan je laten aanpassen (rectificatie), of om niet te verwerken omwille van de onjuistheid (beperking persoonsgegevens). Je kan ook vragen om jouw digitale persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie met een gelijkaardige dienstverlening (overdraagbaarheid).
Recht om te worden vergeten
Een bezoeker/klant heeft altijd het recht om zijn/haar gegevens te laten verwijderen uit onze databases.
Recht om klacht in te dienen
Indien de klant van mening is dat wij zijn gegevens onrechtmatig verwerkt hebben, heeft de klant het recht een klacht in te dienen.
Dit kan in eerste instantie via de DPO van Zonnewind CVBA die uw bezwaren ter harte zal nemen en trachten een oplossing uit te werken. Het mandaat van DPO werd uitbesteed aan Opti-Office Solutions. U kan deze bereiken door een mail te versturen naar info@zonnewind.org waarin u de aard van het probleem vermeld. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt of indien u van mening bent dat uw rechten alsnog geschonden worden, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel: 02 274 48 00, email: contact@apd-gba.be, website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijzigingen
Zonnewind CVBA heeft het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. Nieuwe wijzigingen zullen gepubliceerd worden op de website. Wanneer je onze website bezoekt, ben je automatisch gebonden aan de voorwaarden van het (gewijzigde) privacybeleid. Bij wijziging is de nieuwe versie van het privacybeleid van werking na datum van publicatie. Alle meldingen over eventuele wijzigingen en de publicatie van het gewijzigde privacybeleid verlopen via www.zonnewind.org of onze nieuwsbrief.
Vragen?
Indien je vragen, klachten of opmerkingen hebt over onze privacyverklaring of de manier waarop wij jou persoonsgegevens verwerken, inclusief het uitoefenen van je rechten, kan je contact opnemen via info@zonnewind.org.
Dit document werd laatst gewijzigd op 18/02/2019